Voici des conseils pour un événement sans stress

Il y a beaucoup à considérer lors de la planification d’un événement. Pas envie d’arranger cent et une choses le jour même ? Vous préférez vous assurer que votre événement se déroule sans stress ? Alors jetez un œil à cette check-list !

1. Le plus tôt sera le mieux

Commencez à planifier votre événement à temps. De cette façon, vous assurez la tranquillité d’esprit et minimisez le stress. Votre recherche de l’emplacement idéal devrait figurer en tête de votre liste de tâches. Une fois votre emplacement fixé, vous pouvez communiquer votre save the date à vos invités.

2. Partenaires dans le crime

Travaillez-vous avec un planificateur d’événements? Ensuite, il ou elle peut vraiment se mettre au travail pour vous. Si vous allez travailler vous-même, il est préférable de réserver vos autres professionnels de l’événementiel à temps. Votre événement a lieu un samedi au printemps? Alors n’attendez pas trop longtemps pour réserver vos partenaires. C’est la saison des communions et des mariages. Été? Ensuite les fêtes sont omniprésentes. En contactant votre équipe de rêve de professionnels de l’événementiel immédiatement après avoir fixé la date de votre événement, vous obtiendrez un bon aperçu des possibilités. Plus vous commencez tôt, plus vous avez d’options.

3. Invitez simplement

Bien sûr, vous souhaitez que votre événement soit un succès et que de nombreux invités acceptent votre invitation. Pour cela, il est important que vous envoyiez vos invitations à temps. De cette façon, vous vous assurez que l’agenda de vos invités est toujours disponible. Élaborez un plan de communication solide et utilisez les bons canaux avec un message fort pour noter rapidement le nombre de participants souhaité.

4. À vos marques, prêts, partez !

Un script garantit que chacun est conscient de ses tâches le jour même. Dans un scénario, vous trouverez toutes les informations sur l’événement, ainsi que les détails de toutes les parties impliquées. Votre planificateur d’événements fournit également un calendrier avec toutes les tâches qui doivent être effectuées pendant, avant et après l’événement. De cette façon, vous vous assurez que rien n’est oublié.

5. Aller à la personne

Est-ce que quelque chose est sur le point de mal tourner pendant votre fête ou événement ? Ensuite, il est important que chacun sache à qui s’adresser à ce sujet. Assurez-vous que la personne en question est parfaitement au courant du scénario et a le temps d’arranger les choses de dernière minute. Le jour de votre événement, cette personne est chargée d’éteindre tous les incendies – et de préférence, elle surveille de manière proactive où la plus grande attention est nécessaire. Un planificateur d’événements professionnel possède l’expérience et l’expertise nécessaires pour doter des postes supplémentaires.

4. Choisissez l’agence événementielle : profitez du réseau

Enfin, nous sommes dans une phase où toute la filière événementielle, les fournisseurs, les traiteurs et tous les partenaires de votre événement sont presque littéralement dépouillés. Il est très difficile de trouver les bonnes mains, les bons experts et l’équipement pour votre événement. L’agence événementielle dispose d’un réseau puissant, de partenaires permanents voire privilégiés, ce qui facilite d’autant plus la recherche de partenaires de qualité. Pour en savoir plus n’hésitez pas à visiter ce site https://www.dynam.ch/.